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サイエンティスト・事業戦略担当・コンサルタントとして、企業の課題解決に取り組んできました。気ままにですが、参考になりそうなことを書いていければと考えています。コメントをいただけると嬉しいです。

機能に頼らないで仕事を早くするGmailの使い方_5選

ビジネススキルアップ

ビジネスメールは何を使っていますか?

 

結構、Gmailを使われている方が多いのではないでしょうか。

私も別に何かに惹かれたわけじゃぁないのですが、会社に入ったらGmailだったし、そして使いやすいのでプライベートも、浮気せずにひたすら使っています。

 

そしてパソコン音痴(?)な私。あまり器用な機能が使えません。

でも、そんなアナログな私でも、下記の様な点でメールに、あんまり悩まずにいることが出来ています。

  • メールのレスが早いと時々言われる→仕事が早く進む
  • 受信トレイは、基本的にゼロ;似たような仕事の隣の人は1000件近くたまってた。トレイがゼロだと精神衛生上良いですよね。
  • 返信し忘れのトラブルもない。
  • 探し物に時間を食うことがない。
  • メールを情報収集ツールとして活用できている

すぐにやりやすい習慣と思いますので、もしかして、アナログな方の特効薬になるかもしれません。メールって、仕事の重要なツールで、使いこなしたいですよね。

①フォルダは使わない

後で見返すとき、絶対楽っ!どうやってフォルダ分けしようかなー。そんな悩みは、不毛。というのが私の意見です。

でも、もちろんメールを見返さないワケではないです。誰とも同じ様に見返すことがありますが、下記で代用することで、十二分だと思います。

  • 重要なもの:経済条件や何かの根拠となるようなデータはPDFで保管する
  • 時々、参照が必要になるものはスターをつける(ログインパスワードとか、プロジェクトのサーバーの場所とか)。あとで探すとき、とても楽です。
  • 検索機能を有効活用

検索機能ですが、Gmailはとても優れています。『誰から来たか、どんなキーワードがあったか。いつごろだったか。』探そうと思うメールは、さすがにこれぐらい覚えているとおもいます。そして、これだけあれば十二分に検索できるのがGmailの良いとこです。フォルダ分けに悩む間に、探せちゃう。

②1つぐらいはやっぱりつくる

嘘ついてすみません。1つだけフォルダ、作っています。ニュースだけ、フォルダ分けしています。

 

ニュースは、Googlアラートや、或いは関連するサイトのメールマガジンの様なものをいくつかとっています。が、こればかりは頻繁に開いているワケにもいきません。しかし、情報収集のためにとても重要です。

 

ですので、これだけは受信トレイをスキップして、別フォルダに入れるようにしております。或いは、仕事によってほかにも同じ様な性質を持つメールは、フォルダを作るべきです。そして、時間がある時にまとめてチェックし、情報収集をしています。

 

抽象化すると、『定期的に来る、すぐ見る必要/対応する必要がない、(そして保存が必要なもの)』という条件のメールは、同じようにフォルダ分けすべきです、ニュースは保存しなくてもいいかもですが、サーバーの容量が大きいので放置しています。

 

③いつかみるかも、はソッコウ捨てる

毎日、毎週、会社の全員に飛んでくるようなメール。今日の売り上げや、定期的な依頼メール。こういったものは、開きもせず、ソッコウで捨てます。

 

売上を見ないことは人によって推奨されないかもしれません。でも、私の仕事への要否を考え、本当に必要か問いかけた結果、自分には、必要な時に調べるだけで十分、という結論に至り、こうしています。

 

添付ファイルを開き、ざっと見る時間は2-3分ぐらい掛かると思いますが、ムダにも拘わらず毎日見るのは、時間の浪費に他ならないと思います。1か月(20日)見ると、1年で12時間、ムダにしていることになります。ムダを毎日3分すると、年に1日以上、給料泥棒していることになってしまいます。

 

万一、必要になっても、全員に送られているので、誰か持ってますよ。捨てても大丈夫。ゴミ箱も30日間は残ってます。私用のgmailも、Amazonで買い物したものなんか、これでリカバーしたりしていれば充分です。30日あれば、購入→到着→万一のクレーム、も対応できます。

 

この操作の本質を言えば、他人を頼り、いらないものを捨て、本質的なことを選び取る力をつけることでしょうか。仕事でタイセツだと言われることです。

 

④できるだけ頻繁にメールを見る

仕事の内容にもよるかと思いますが、できるだけ頻繁にチェックすべきと思います。

 

ちょっと考え込んでいるな、という時間。或いは仕事の区切り。そんなタイミングでパッと見て、判断し、対応する。これを繰り返す方が、最終的にメール対応、というまとまった時間の負担が無くなり、楽な気がします。

 

でも反面、見ないと決めたときは見ない 。ポップアップはやめるべきです。資料作成の際に刺激的なメールが来ると、大いなる妨げ、非効率になります。

⑤ソッコウで返す 

出来る限り、ソッコウで判断・返信すべきです。

 

そうするクセをつけることで、『相手ボールで仕事』が進みます。自分でボールを持っておくべき仕事は、できるだけ減らし、本当に必要なものだけにすべきです。そうしていると、結構、(相手も見えを張って)早く返してくれる様になります。こうなると、仕事が早く進み、循環が良くなります。

 

そして、すぐに返せなもの。

これらは、メモだけ書いて、下書きフォルダにとっておきます

『4/16まで(に返事/対応)』、『部長と相談して返信』、『●●の打ち合わせで相談/共有』とか。

下書きフォルダにメールがある=対応事項、というルールを作ることで、対応漏れによるトラブルを防ぐことが出来ています。

   

いかがでしょうか?

もっといい方法あったら教えてくださいね。

 

*下記を相当、参考にさせていただいています。

 

速さは全てを解決する---『ゼロ秒思考』の仕事術

速さは全てを解決する---『ゼロ秒思考』の仕事術

 

 

 

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