ビジネスメールは何を使っていますか？
結構、Gmailを使われている方が多いのではないでしょうか。
私も別に何かに惹かれたわけじゃぁないのですが、会社に入ったらGmailだったし、そして使いやすいのでプライベートも、浮気せずにひたすら使っています。
そしてパソコン音痴（？）な私。あまり器用な機能が使えません。
でも、そんなアナログな私でも、下記の様な点でメールに、あんまり悩まずにいることが出来ています。
- メールのレスが早いと時々言われる→仕事が早く進む
- 受信トレイは、基本的にゼロ；似たような仕事の隣の人は1000件近くたまってた。トレイがゼロだと精神衛生上良いですよね。
- 返信し忘れのトラブルもない。
- 探し物に時間を食うことがない。
- メールを情報収集ツールとして活用できている
すぐにやりやすい習慣と思いますので、もしかして、アナログな方の特効薬になるかもしれません。メールって、仕事の重要なツールで、使いこなしたいですよね。
①フォルダは使わない
後で見返すとき、絶対楽っ！どうやってフォルダ分けしようかなー。そんな悩みは、不毛。というのが私の意見です。
でも、もちろんメールを見返さないワケではないです。誰とも同じ様に見返すことがありますが、下記で代用することで、十二分だと思います。
- 重要なもの：経済条件や何かの根拠となるようなデータはPDFで保管する
- 時々、参照が必要になるものはスターをつける（ログインパスワードとか、プロジェクトのサーバーの場所とか）。あとで探すとき、とても楽です。
- 検索機能を有効活用
検索機能ですが、Gmailはとても優れています。『誰から来たか、どんなキーワードがあったか。いつごろだったか。』探そうと思うメールは、さすがにこれぐらい覚えているとおもいます。そして、これだけあれば十二分に検索できるのがGmailの良いとこです。フォルダ分けに悩む間に、探せちゃう。
②1つぐらいはやっぱりつくる
嘘ついてすみません。1つだけフォルダ、作っています。ニュースだけ、フォルダ分けしています。
ニュースは、Googlアラートや、或いは関連するサイトのメールマガジンの様なものをいくつかとっています。が、こればかりは頻繁に開いているワケにもいきません。しかし、情報収集のためにとても重要です。
ですので、これだけは受信トレイをスキップして、別フォルダに入れるようにしております。或いは、仕事によってほかにも同じ様な性質を持つメールは、フォルダを作るべきです。そして、時間がある時にまとめてチェックし、情報収集をしています。
抽象化すると、『定期的に来る、すぐ見る必要／対応する必要がない、（そして保存が必要なもの）』という条件のメールは、同じようにフォルダ分けすべきです、ニュースは保存しなくてもいいかもですが、サーバーの容量が大きいので放置しています。
③いつかみるかも、はソッコウ捨てる
毎日、毎週、会社の全員に飛んでくるようなメール。今日の売り上げや、定期的な依頼メール。こういったものは、開きもせず、ソッコウで捨てます。
売上を見ないことは人によって推奨されないかもしれません。でも、私の仕事への要否を考え、本当に必要か問いかけた結果、自分には、必要な時に調べるだけで十分、という結論に至り、こうしています。
添付ファイルを開き、ざっと見る時間は2-3分ぐらい掛かると思いますが、ムダにも拘わらず毎日見るのは、時間の浪費に他ならないと思います。1か月（20日）見ると、1年で12時間、ムダにしていることになります。ムダを毎日3分すると、年に1日以上、給料泥棒していることになってしまいます。
万一、必要になっても、全員に送られているので、誰か持ってますよ。捨てても大丈夫。ゴミ箱も30日間は残ってます。私用のgmailも、Amazonで買い物したものなんか、これでリカバーしたりしていれば充分です。30日あれば、購入→到着→万一のクレーム、も対応できます。
この操作の本質を言えば、他人を頼り、いらないものを捨て、本質的なことを選び取る力をつけることでしょうか。仕事でタイセツだと言われることです。
④できるだけ頻繁にメールを見る
仕事の内容にもよるかと思いますが、できるだけ頻繁にチェックすべきと思います。
ちょっと考え込んでいるな、という時間。或いは仕事の区切り。そんなタイミングでパッと見て、判断し、対応する。これを繰り返す方が、最終的にメール対応、というまとまった時間の負担が無くなり、楽な気がします。
でも反面、見ないと決めたときは見ない 。ポップアップはやめるべきです。資料作成の際に刺激的なメールが来ると、大いなる妨げ、非効率になります。
⑤ソッコウで返す
出来る限り、ソッコウで判断・返信すべきです。
そうするクセをつけることで、『相手ボールで仕事』が進みます。自分でボールを持っておくべき仕事は、できるだけ減らし、本当に必要なものだけにすべきです。そうしていると、結構、(相手も見えを張って)早く返してくれる様になります。こうなると、仕事が早く進み、循環が良くなります。
そして、すぐに返せなもの。
これらは、メモだけ書いて、下書きフォルダにとっておきます。
『4/16まで（に返事/対応）』、『部長と相談して返信』、『●●の打ち合わせで相談/共有』とか。
下書きフォルダにメールがある＝対応事項、というルールを作ることで、対応漏れによるトラブルを防ぐことが出来ています。
いかがでしょうか？
もっといい方法あったら教えてくださいね。
*下記を相当、参考にさせていただいています。
